RMA en Retouren

Het kan natuurlijk gebeuren dat een artikel defect raakt of verkeerd is besteld. Ook hierbij willen wij je graag verder helpen.

Hoe meld ik een RMA aan?

Elk defect product, hetzij een garantiegeval, DOA of schade, dient via de website te worden aangemeld. Je kunt hiervoor gebruikmaken van ons RMA-formulier (te vinden in je accountoverzicht in het menu aan de linkerkant). Na ontvangst van je aanvraag zullen onze collega's deze controleren en beoordelen of het noodzakelijk is dat het product retour komt. Zodra je aanvraag beoordeeld is, wordt dit zichtbaar bij je lopende RMA’s op de website. Daarnaast ontvang je per e-mail een bevestiging. In deze e-mail vind je alle retourinstructies terug.

Naast het formulier op de website is het ook mogelijk om RMA’s aan te melden via onze API. Dit stelt je in staat om in je eigen CRM-pakket een RMA-aanvraag te integreren. Een volledige technische documentatie inclusief voorbeeldscripts vind je hier. Mocht je hierna nog vragen hebben, dan kun je altijd mailen naar connect@complies.nl.

Algemene RMA- en retourvoorwaarden Complies B.V.

• Zonder een RMA-nummer kan een RMA niet aangeboden of ingeleverd worden, dit kan leiden tot weigering.
• RMA-aanvragen altijd via de webshop plaatsen (of via de API).
• Let op: meld een RMA altijd eerst bij ons aan of neem contact op met onze RMA-afdeling voordat je een aanvraag rechtstreeks bij de fabrikant indient. Fabrikanten accepteren dit niet altijd en kunnen onderzoekskosten in rekening brengen. Als het sneller is om jouw RMA direct via de fabrikant af te handelen, laten wij je dat uiteraard weten.
• RMA-aanvragen worden op werkdagen binnen 24 uur behandeld en de status ontvang je per e-mail.
• Een product dient binnen 5 werkdagen na goedkeuring ingeleverd te zijn bij de transporteur.
• Complies verschaft een gratis retourlabel dat je kunt downloaden na goedkeuring. Elk ander transport is voor eigen rekening. Het product dient door jou zelf retour gestuurd te worden, niet door je eindklant. Dit omdat je zelf de klacht moet beoordelen en correct moet omschrijven. Let op: het retourlabel dat je ontvangt is geschikt voor 1 colli. Wil je meerdere colli retourneren, neem dan contact op via rma@complies.nl of vraag per RMA een apart label aan.
• In de e-mail ontvang je ook instructies waar je het pakket moet inleveren.
• Retouren dienen in een deugdelijke verpakking of omdoos te worden aangeleverd. Indien de verpakking niet deugdelijk is en hierdoor schade ontstaat, is de klant hiervoor zelf aansprakelijk. Complies bepaalt of de verpakking deugdelijk is.
• Het retourlabel dat je van ons ontvangt bevat alle gegevens die wij nodig hebben voor een snelle en correcte verwerking van je retour. Kies je ervoor om het pakket op eigen wijze te verzenden, zorg er dan voor dat op de buitenzijde van de verpakking altijd het RMA-nummer en jouw afzendergegevens duidelijk vermeld staan.
• Onvolledige aanvragen of retourpakketten kunnen leiden tot vertraging en € 9,95 administratiekosten.
• Yours/Laptop-warranty dient binnen 8 dagen na de factuurdatum van de eindgebruiker te worden geregistreerd.
• Software is altijd uitgesloten van retour.
• Schade die is ontstaan door verkeerd gebruik of onzorgvuldige behandeling valt niet onder de standaardgarantie. Dit wordt ook wel Customer Induced Damage (door de klant veroorzaakte schade) genoemd. Voorbeelden zijn schade door vallen of stoten, vochtschade, overmatige druk of buiging, het forceren van aansluitingen of openingen en het gebruik van niet-originele onderdelen of accessoires. Onze RMA-afdeling beoordeelt bij ontvangst van een retour of er sprake is van dergelijke schade. Wanneer uit de beoordeling blijkt dat schade direct heeft bijgedragen aan het gemelde defect, vervalt de garantie voor dat defect. Reparaties buiten garantie voeren wij alleen uit wanneer de benodigde onderdelen beschikbaar zijn; hiervoor worden kosten in rekening gebracht. Kiest u ervoor de reparatie niet te laten uitvoeren, dan sturen wij het product ongerepareerd terug. Hiervoor kunnen verzendkosten van €12,50 in rekening worden gebracht.
• Om het retourproces te versnellen verzoeken wij een kopie van de eindgebruikersfactuur mee te sturen.
• Garantie- en retourvoorwaarden staan per product vermeld op je factuur.
• Indien na beoordeling door onze RMA-afdeling geen defect of probleem wordt geconstateerd, worden er onderzoekskosten in rekening gebracht voor de uitgevoerde controlewerkzaamheden. Deze kosten variëren, afhankelijk van de aard en duur van het onderzoek, tussen € 12,50 en € 29,95.
• Wij streven ernaar je met dit minst plezierige onderdeel van de handel zo goed mogelijk van dienst te zijn. Bij het aanmelden van een RMA ga je akkoord met onze voorwaarden.
• Alle genoemde bedragen zijn exclusief 21% btw.
• Voor verdere vragen kun je terecht bij onze Technische Dienst/RMA-afdeling. Dit kan via rma@complies.nl of telefonisch vanaf 13:00 uur via 0592-340 350.

DOA

• DOA staat voor Dead On Arrival en geldt voor een product dat bij eerste ingebruikname door dealer of eindgebruiker defect blijkt te zijn.
• De DOA-termijn van 30 dagen gaat in vanaf de Complies-factuurdatum.
• Het product dient compleet te zijn, inclusief originele verpakking met serienummer.
• Het product dient volledig onbeschadigd te zijn.
• Folies en andere verpakkingsmaterialen dienen aanwezig te zijn.
• Het product wordt gecrediteerd indien de klacht geconstateerd wordt. Software-, driver- of BIOS-problemen zijn uitgesloten.
• Een aanvraag kan altijd achteraf worden afgewezen.
• Je dient zelf een vervangend product te bestellen.

Defect binnen garantie

• De Complies-factuur is leidend voor de garantieperiode.
• Complies bepaalt of een product wordt gerepareerd, omgeruild of gecrediteerd.
• Wij streven ernaar zoveel mogelijk RMA’s te crediteren.

Verkeerd besteld of geleverd

• Telefonische bestelling – fout door Complies = kosteloos.
• Telefonische bestelling – verkeerd artikel doorgegeven door klant = € 12,50 restocking fee met een maximum van € 50,-.
• Producten dienen ongebruikt te zijn en de verpakking ongeopend.
• Een retourmelding of -zending dient binnen 14 dagen plaats te vinden.

Schade- of mancomelding

• Een schade- en/of mancomelding dient binnen 48 uur na levering te worden gemeld via WhatsApp 06-1839 5265 of bij je accountmanager. Indien dit niet gebeurt, kan vergoeding of vervanging worden uitgesloten.
• Schade bij levering moet direct aan de chauffeur worden gemeld. Deze noteert de schade of de klant weigert de zending volledig. Indien dit niet gebeurt, kan vergoeding of vervanging worden uitgesloten.
• Stuur altijd een foto van de verpakking en het product mee bij de aanvraag.
• Na goedkeuring kan het product retour.
• Vervanging wordt direct verstuurd.
• Buiten de termijn van 48 uur nemen wij je aanvraag niet meer in behandeling.

Reparatie buiten garantie

• Aanvragen via e-mail naar rma@complies.nl.
• Na goedkeuring van de RMA-afdeling mag het product retour voor een prijsopgave.
• De kosten voor een prijsopgave bedragen minimaal € 25,- en maximaal € 75,-.
• Transportkosten zijn voor de klant.

RMA en retouren bij dropshipmentzendingen

Maak je gebruik van onze dropshipping-service, dan gelden enkele afwijkingen ten opzichte van onze standaard RMA- en garantieprocedure.

Herroepingsrecht bij dropshipments

Leveringen aan consumenten (B2C, business to consumer) zijn aan andere regels gebonden dan zakelijke leveringen (B2B, business to business). Complies behandelt dropshipments als B2B-leveringen. Jij bent zelf verantwoordelijk voor het naleven van de wettelijke bepalingen die gelden bij B2C. Wij kunnen foutief bestelde producten alleen terugnemen als deze in absolute nieuwstaat verkeren. Hiervoor rekenen wij een restocking fee van 10%, met een maximum van € 50,-. Maak je gebruik van ons RMA-retourlabel, dan rekenen wij ook € 9,95 voor de retourzending.

Afhandeling van retouren bij dropshipments

Om kosten laag te houden en duurzaamheid te bevorderen, biedt Complies de mogelijkheid dat jouw klant (de consument) een levering rechtstreeks naar ons retourneert. Jij kunt ons RMA-retourlabel doorsturen naar de klant. Wij gaan er wel vanuit dat je eerst contact hebt gehad met de klant en hebt vastgesteld waarom het product retour komt. Vermeld deze reden ook altijd bij de RMA-aanvraag. Hiervoor rekenen wij € 15,- onderzoekskosten.

Complies heeft geen contact met de consument. Bevindingen uit de retourafhandeling bespreken wij altijd rechtstreeks met jou. Omdat je het product niet zelf hebt gezien, verbind je je bij deze retouren aan ons oordeel.

Data en back-up

De klant is te allen tijde zelf verantwoordelijk voor de beveiliging en het behoud van zijn data en software, onder meer door het maken van back-ups. Complies aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor verlies van data of beschadiging van software, ongeacht de oorzaak daarvan.

Garanties per fabrikant

Iedere fabrikant hanteert zijn eigen garantievoorwaarden. Om de afhandeling zo efficiënt mogelijk te laten verlopen, worden RMA’s bij Complies gebundeld en in batches naar de fabrikant verzonden. Daardoor kan het soms gebeuren dat een RMA niet direct meeloopt met een batch, waardoor enige vertraging kan ontstaan.

Voorwaarden gelden vanaf factuurdatum 01-11-2017 en niet met terugwerkende kracht.